Реєстрація касового засобу та внесення його даних до ліцензійних відомостей — пов’язані, але окремі дії. Для перевірки потрібен фіскальний номер конкретного РРО або ПРРО, а не назва касової програми чи номер банківського термінала.
Який саме номер потрібно звіряти
Спочатку підпишіть усі ідентифікатори у своїй робочій таблиці. Це особливо важливо, коли бухгалтер, касовий сервіс та адміністратор використовують слово «каса» для різних пристроїв або записів.
| Позначення | Що воно ідентифікує |
|---|---|
| Фіскальний номер РРО або ПРРО | Конкретний зареєстрований засіб фіскалізації, який зіставляють із ліцензійними даними. |
| Серійний номер обладнання | Фізичний пристрій; сам по собі не є фіскальним номером. |
| Номер платіжного термінала | Банківський засіб приймання оплати. |
| Ідентифікатор об’єкта | Місце діяльності в облікових відомостях платника. |
| Реєстраційний номер ліцензії | Окремий ліцензійний запис, якого стосується звернення. |
Зв’язок каси з місцем і продавцем
Для кожного фіскального номера перевірте суб’єкта реєстрації, адресу та період використання. У роздрібній формі передбачено перелік касових номерів і дати початку та завершення використання у відповідному місці.
Якщо дані беруться зі старого файла, зіставте їх із актуальним станом. Видалений програмний застосунок, новий комп’ютер або зміна назви робочого місця ще не пояснюють, що відбулося з фіскальним записом. Для висновку потрібні реєстраційні відомості.
Додавання, заміна та припинення використання
Описуйте подію через зміну переліку номерів. Додавання другої каси відрізняється від заміни однієї іншою, а перенесення до іншого об’єкта — від оновлення техніки без зміни фіскального запису.
Картка ДПС прямо називає зміну переліку фіскальних номерів підставою для внесення змін до реєстру. Для цієї адміністративної послуги вказано безоплатність і строк п’ять робочих днів. Це строк надання послуги, а не універсальний дозвіл починати продаж через будь-яку нову касу одразу після технічного встановлення.
Як підготувати касову зміну
Погодьте її з відповідальним за фіскальну реєстрацію й ліцензійний облік. Визначте належний момент переходу за застосовною процедурою, щоб комерційний запуск не випередив необхідних дій.
Зафіксувати попередній стан
Зберегти чинний перелік кас за місцем та відомості, на які спиралася ліцензійна підготовка.
Описати різницю
Вказати номер, який додається або припиняє використовуватися, та фактичні обставини події.
Погодити звернення
Обрати належний вид заяви, звірити дані об’єкта й заповнити відомості про касові засоби.
Звірити завершення зміни
Зберегти результат, перевірити його відповідність новому стану та передати інформацію адміністратору.
Приклад: запасний ПРРО на тому самому місці
Умовний магазин має одну касу й готує ще один ПРРО для окремого робочого місця. Той факт, що другий засіб названо «резервним», не визначає його ліцензійного чи платіжного режиму.
Потрібно встановити, чи створено новий фіскальний номер, де його зареєстровано та як планується використання. Від цього переходять до перевірки змін у переліку й розрахунку алкогольної плати. Не слід автоматично виключати засіб із аналізу лише через внутрішню назву.
Як зрозуміти, що звірка завершена
У підсумковій таблиці кожний номер повинен мати пояснений статус: використовується, додається або припиняє використовуватися. Біля нього зазначають продавця, місце та документ, що підтверджує стан. Невідомий номер або нез’ясована адреса означають незавершену перевірку.
Фіскальна реєстрація не підтверджується тестовим друком із банківського термінала. Так само успішне відкриття касової програми не показує, що ліцензійні відомості вже узгоджені. Перевіряйте результат саме тієї процедури, яка має значення для зміни.
Нормативні документи
- ДПС: бланк заяви щодо ліцензій на роздрібну торгівлю, відкриється в новій вкладці
- ДПС: внесення змін до відомостей Єдиного реєстру, відкриється в новій вкладці
- ДПС: картка ліцензії на роздрібну торгівлю алкоголем, відкриється в новій вкладці
- Закон № 3817-IX: регулювання обігу підакцизної продукції, відкриється в новій вкладці