Завантажте XLSX для фіксації перевірки постачальника, підрядника або іншого ділового партнера. У файлі є поля для його ідентифікації, предмета договору, дозвільного документа, статусу та джерела. Таблиця допомагає зберегти доказову основу висновку й відокремити підтверджені факти від питань, які потребують уточнення.
Предмет договору визначає потрібний обсяг перевірки
Випишіть конкретні операції, які виконуватиме контрагент. Продаж, перевезення, монтаж або спеціальне обслуговування можуть потребувати різних прав. Наявність у партнера будь-якої ліцензії не підтверджує його можливості виконати весь змішаний договір, тому перевірку потрібно прив’язати до реального розподілу робіт.
Код і юридичне найменування перевіряють разом
Унесіть належний ідентифікатор компанії або ФОП та порівняйте його з даними договору. Бренд, домен чи назва групи можуть належати іншій особі. Якщо документ виданий пов’язаній компанії, з’ясуйте, на якій підставі саме ваш контрагент виконуватиме відповідну операцію.
Статус права повинен охоплювати потрібні умови
Порівняйте вид діяльності, об’єкт, територію та інші значущі межі документа з предметом договору. Далі встановіть актуальний статус за належним джерелом. Первинне рішення про видачу не завершить перевірку, якщо після нього могли бути зміни, зупинення або припинення дії.
Як оформити доказовий запис
Результат має залишатися зрозумілим іншому працівнику.
| Поле | Що фіксують |
|---|---|
| Документ і статус | Точний вид права та встановлений стан. |
| Джерело й дата | Офіційний матеріал і момент перевірки. |
| Питання | Розбіжність або відсутній факт, який ще не підтверджено. |
Приклад із різними адресами
У договорі зазначено роботу на новій адресі, а надані контрагентом матеріали стосуються попереднього об’єкта. Запишіть цю розбіжність і запросіть підтвердження належного охоплення нової адреси. Не змінюйте статус на «перевірено» лише тому, що назва юридичної особи в документі збігається.
Коли перевірку повторюють
Визначте контрольну подію для нового звернення до джерел: початок виконання, продовження договору або зміна істотних умов. Для тривалих відносин збережіть попередні записи, щоб бачити історію. Заповнена таблиця є доказом проведеної перевірки в її межах, але не гарантує незмінності статусу контрагента в майбутньому.