Облік контрольованих препаратів повинен пояснювати походження, рух і залишок кожної позиції в межах встановлених правил. Його організують разом із фактичним зберіганням та розподілом відповідальності. Бухгалтерський запис про загальну вартість закупівлі не замінює спеціального предметно-кількісного обліку.
Визначте застосовний порядок обігу
Для медичного закладу діє профільний порядок № 333, а загальні правила й ліцензійні вимоги встановлюють інші акти. Спочатку класифікують суб’єкта, продукцію та операції. Форми документування не слід переносити між клінікою, виробником і промисловим користувачем без перевірки їх застосовності.
Надходження пов’язують із джерелом постачання
Під час документального приймання зіставляють продукцію, кількість, супровідні матеріали та повноваження постачальника. Записи мають дозволяти знайти первинний документ відповідної операції. Якщо виявлено розбіжність, її не варто приховувати узагальненим записом про отриману партію без належного з’ясування.
Кожна подія повинна мати підтвердження
Внутрішня схема допомагає перевірити повноту руху й відповідальних. Конкретні журнали, книги та електронні записи обирають за застосовними вимогами.
| Подія | Контрольний зв’язок |
|---|---|
| Надходження | Постачальник, первинний документ і кількість |
| Внутрішня передача | Передавач, отримувач і підстава |
| Використання | Уповноважена дія та її документування |
| Інвентаризація | Фактична наявність і дані обліку |
| Повернення чи знищення | Правова підстава й підтвердження завершення |
Призначте відповідальних за ведення записів
Ліцензійні умови передбачають визначення відповідальних осіб та оформлення журналів або книг за встановленими правилами. Для спеціально визначеного обігу використовується електронна система. Не створюйте паралельні неузгоджені залишки в кількох таблицях без визначеного порядку звірки й виправлення помилок.
Інвентаризація перевіряє фактичну наявність
Пункт 24 Ліцензійних умов передбачає щоквартальну інвентаризацію зі складанням балансу товарно-матеріальних цінностей. Її результати потрібно пов’язувати з попередніми записами руху. Формальне переписування залишку з журналу без належної перевірки не дає відповіді, чи відповідають документи реальному стану.
Розбіжності опрацьовують за встановленими правилами
За нестачі, надлишку, пошкодження або втрати документів фіксують обставини й виконують застосовні обов’язки реагування та повідомлення. Не виправляйте первинні записи так, щоб зникла історія події. Конкретний порядок залежить від виду продукції, суб’єкта та характеру виявленої проблеми.
Залишки не зникають після припинення роботи
Закриття відділення або відмова від препарату потребує законного оформлення подальшої долі залишків. Повернення, передання чи знищення оцінюють за правом відповідних учасників і необхідними документами. До завершення процедури зберігаються обов’язки щодо належного контролю та документальної простежуваності продукції.