Кадровій агенції недостатньо отримати перелік вакансій електронною поштою. Потрібно встановити роботодавця, оформити співпрацю та підготувати документи для людини до її виїзду. Ці матеріали виконують різні функції, тому один загальний договір про партнерство не закриває весь процес.
Почніть із реєстраційних документів партнера
Документи мають підтверджувати існування іноземного роботодавця в державі його місцезнаходження. Зіставте назву, номер реєстрації, адресу й уповноваженого представника з проєктом контракту. Якщо контактною особою є рекрутер іншої компанії, установіть її роль і підстави діяти в цьому ланцюгу.
Мови зовнішньоекономічного контракту
Закон передбачає українську мову та одну чи більше мов, які використовуються у державі роботодавця. У двомовному тексті потрібно узгодити вакансії, платежі, відповідальність і припинення співпраці. Окреме речення про переважну мову не усуває змістовних суперечностей між двома редакціями.
Розподіліть документи за адресатами
Агенція, роботодавець і кандидат отримують різні підтвердження. Такий поділ допомагає не видати комерційний контракт між компаніями за трудову пропозицію для конкретного працівника.
| Рівень | Основний документ |
|---|---|
| Іноземна компанія | Реєстраційні відомості роботодавця |
| Співпраця з агенцією | Зовнішньоекономічний контракт |
| Конкретне працевлаштування | Завірений роботодавцем проєкт трудового договору |
| Інформування кандидата | Письмові права, гарантії та консульські контакти |
| Фіксація передачі | Підтвердження отримання матеріалів громадянином |
Опис вакансії має узгоджуватися з договором
Перевірте професію, місце роботи, тривалість зайнятості, оплату, графік і житло. Якщо реклама називає суму після податків, а контракт — до утримань, це потрібно пояснити до прийняття рішення кандидатом. Відмінні умови не слід приховувати у дрібних примітках до пропозиції.
Передача матеріалів людині до виїзду
Проєкт трудового договору повинен бути завірений іноземним роботодавцем. Одержання передбаченої законом інформації та проєкту підтверджують підписом громадянина у встановленій формі. Збережіть саме ту версію, яку людина отримала, щоб пізніше можна було відтворити погоджені умови.
Різні документи мають різні строки зберігання
Зовнішньоекономічний контракт зберігають три роки після завершення його дії. Документи, передані громадянину відповідно до статті 38, зберігають п’ять років. В архіві доцільно розділити справи роботодавців і кандидатів, обмежити доступ та забезпечити пошук за договором і датою передачі.
Новий роботодавець запускає оновлення відомостей
При укладенні нових зовнішньоекономічних контрактів закон передбачає надсилання відомостей про них і реєстраційних документів роботодавців у місячний строк. Створіть внутрішній маршрут погодження договору, повідомлення органу та відкриття вакансій, щоб комерційний відділ не випереджав документальне оформлення.