Для кількох магазинів список номерів ліцензій швидко стає недостатнім. Потрібно бачити, хто саме продає товар, за якою адресою, через яку касу та на підставі якого запису. Єдина вивіска або спільний бухгалтер не роблять ліцензії взаємозамінними між підприємцями чи приміщеннями.
Які поля потрібні внутрішньому реєстру
| Поле | Практичне призначення |
|---|---|
| Ліцензіат і податковий номер | Відокремлення прав різних ФОП та компаній |
| Точна адреса й об’єкт обліку | Зіставлення магазину з реєстром ДПС |
| Товарна категорія | Алкоголь, сидр/перрі, тютюн і рідини перевіряються за відповідним правом |
| Каси та платіжні дати | Контроль реквізитів і своєчасності чергової оплати |
| Складські адреси | Виявлення запасів поза ліцензованим місцем продажу |
Хто повідомляє про зміни в магазині
Керівник точки має передавати відповідальній особі інформацію про нову касу, орендну зміну, доданий асортимент або план закриття. Бухгалтер перевіряє податкові реквізити й платежі, а особа, яка веде ліцензії, контролює належне звернення до органу ліцензування.
Для невеликої мережі достатньо однієї актуальної таблиці з посиланнями на документи. Критично, щоб зміна адреси не залишалася лише в листуванні орендного відділу та не виявлялася під час перевірки.
Як звіряти платежі без помилкового зарахування
Суму, строк і реквізити перевіряють для конкретного ліцензіата та виду діяльності. Сплата одним підприємцем не погашає обов’язок іншого. За алкогольними ліцензіями враховують передбачену законом прив’язку плати до кас, а не лише кількість вивісок.
Після платежу зберігають підтвердження й перевіряють відображення інформації. У внутрішньому календарі доцільно розділити дату підготовки оплати та останню дату її здійснення; запас часу потрібен для виправлення помилкових реквізитів.
Контрольна дія перед запуском ще однієї точки
Новий магазин додають до обліку до завезення асортименту для продажу. Зіставляють права на приміщення, повідомлення про об’єкт, касу, ліцензійний витяг та режим зберігання. Відкриття нової точки не завершується копіюванням папки сусіднього магазину.
Під час щомісячної звірки достатньо поставити три питання: чи всі фактичні точки є в таблиці, чи всі зазначені точки ще працюють і чи збігаються їхні товари та каси з документами. Розбіжності оформлюють як окремі завдання з відповідальним і строком.